La forma en que ordenamos y proyectamos nuestro espacio de trabajo puede tener gran repercusión en nuestro nivel de productividad, es por esto que es importante que consideremos algunos puntos básicos cuando decidamos hacer nuestro propio escritorio. No tiene por qué ser un lugar especial ni necesitas gastar mucho dinero, sólo debes tener en cuenta los siguientes puntos que aquí te detallamos!
1. Iluminación.
Si es posible, trata de crear tu área de trabajo en un zona cerca a una ventana. La calidez de la luz del sol no tiene precio y definitivamente te ayuda si no estás es un “estado de ánimo de trabajo”.
2. Velas.
Las velas son un objeto simple y barato pero que pueden llenar toda la pieza con un olor rico y agradable.
3. Tema.
Puedes aplicar una paleta de colores al área de tu escritorio. Si eres fan de lo monocromático, anda por ese lado; mientras que si te gusta el color, haz una elección más ecléctica. Todo depende de tu personalidad y preferencias.
4. Plantas.
Plantas, flores, suculentas o cactus. Las plantas frescas pueden aportar mucha vida a tu espacio de trabajo y eso simplemente te hará feliz!
5. Imprescindibles.
Puedes sumar a tu escritorio algunos básicos de belleza para tener a mano. Por ejemplo: crema de manos, desinfectante de manos, agua termal facial y un bálsamo de labios.
6. Almacenamiento.
No importa si son de madera, acrílico o vidrio, hay miles de opciones de cajas para almacenamiento que puedes usar para mantener todas las cosas de tu escritorio en orden.
7. Inspiración.
Pueden ser fotos, revistas, recortes, o todo lo que haga volar tu imaginación!
8. Artículos eléctricos.
Tener todo el equipamiento en un lugar hace que funcione mucho más fácil!
9. Escritorio.
Elige alguno que satisfaga todas tus necesidades. Un consejo es que puedes poner todos tus artículos en el suelo y con eso tendrás una referencia del tamaño de mesa que necesitas. Siempre asegúrate de medir el espacio que tienes para trabajar así sabrás que estás comprando el correcto.
10. Libre de desorden.
Es bueno mantener las cosas que te hacen feliz, pero hay una línea muy delgada entre eso y guardar cosas que nunca vas a usar. Mientras menos basura tengas en tu escritorio, mejor. Puedes distraerte fácilmente por lo que es mejor mantener tu escritorio limpio y ordenado!
Al analizar como pueden haber sido nuestros años, meses o semanas pasadas, muchas veces nos damos cuenta de la cantidad de cosas que hemos hecho. Sin embargo, siempre tenemos la idea dando vueltas por nuestra cabeza de que podríamos haber usado el tiempo mucho mejor y más eficientemente. Si aprendemos a ser más productivas, esto reducirá de manera importante la sensación de abrumo y cansancio, y seguramente iremos a la cama sin esa idea que nuestra lista de pendientes sigue aumentando mucho más rápido de lo que disminuye. Sabemos lo difícil que es dominar el arte de la productividad, pero para esto hay algunos consejos que si los sigues, seguro harán un cambio en tu vida. Si bien algunos no son revolucionarios, seguro harán tu día a día más eficiente!
1. Educación.
Existe una gran cantidad de información sobre productividad, desde podcasts, blogs, artículos en revistas y libros. Hay mucho conocimiento dando vueltas y que realmente vale la pena aprender! Sólo es necesario que busques material que te interesa y te propongas averiguar y aprender sobre el tema.
2. Despertarse temprano.
Muchas personas son más productivas en la mañana, cuando los correos electrónicos no están inundando la bandeja de entrada y es posible sentarse a tomar un café y ver lo que tienes que hacer durante el día. Prueba despertarte una hora antes, te darás cuenta que una mañana tranquila realmente puede marcar la pauta para el resto del día y probablemente te permita terminar con tus tareas más importante antes del almuerzo.
3. Lista de pendientes.
La lista de pendientes es la forma más clara, ordenada y organizada para saber qué es lo que tienes que hacer y ordenarlo según tus prioridades. Puedes también separar tu lista según categorías, por ejemplo: trabajo, casa, negocios, etc.
4. Gestión de correo electrónico.
El correo electrónico puede usar gran parte de nuestro día, sin darnos cuenta podemos dedicarle horas a revisar y responder mails. Para que tu lista de pendientes no se vea afectada, asegúrate de destinarle a este punto una cierta cantidad de horas del día, para que el resto puedas usarlo en completar otras actividades que tienes. También trata de limitar la cantidad de veces que lo revisas desde el celular, sin darte cuenta puedes verte un viernes en la noche respondiendo mensajes. Cuando tus actividades diarias han terminado, ya no tiene sentido que sigas pendiente del correo. Date un tiempo de respiro y desconexión. Limita tu revisión del mail a cuatro veces diarias: una vez en la mañana, otra en la hora de almuerzo, luego en la tarde y por último un poco antes de terminar con tus actividades del día.
5. Calendarizar.
La forma de programarse es diferente para cada persona, depende del trabajo que tienes, el nivel de actividades, etc. Lo importante es definir que si, por ejemplo, eres menos productiva en las tardes, entonces lo más conveniente es que programes tus reuniones para después de almuerzo, así aprovechas la mañana lo más posible. El calendario de google es una buena herramienta para programar tus reuniones, proyectos, recordatorios, etc.
Oh! Que ganas de ser más productiva, no?? En cada oficina, y círculo social, hay esas personas que parecen “lograr las cosas,” y lograr más y más rápido que el resto. Se van del trabajo a tiempo; nunca olvidan recoger la tintorería; empiezan y terminan su proyectos en casa; y de alguna forma logran ir al gimnasio todos los días. Aunque nos encantaría odiarlos por ser tan capaces, queremos ser como ellos–y sus secretos para alcanzar dicha productividad. Cómo hacen lo que hacen? Bueno, hicimos una pequeña investigación sobre los principales hábitos de estas personas tan eficientes.
Sigue leyendo y toma nota!! Hay mucho que aprender para la vida y el trabajo!!
1. Tienen claras las prioridades de sus tareas.
Las personas productivas saben que es completamente irrelevante si una tarea es más o menos entretenida. Lo que determina su flujo de trabajo es el nivel de importancia de cada tarea, no las preferencias que tengan para realizarlas.
Esto es muy simple y consiste en que las listas de pendientes se hacen en base a la urgencia con algo tiene que ser hecho, lo que suele estar determinado por plazos externos ajenos a nuestro control (sobre todo en el mundo del trabajo). Si algo debe estar terminado antes de las 4 pm, es más importante enfocarse en eso en la mañana que pasar una hora revisando mails antiguos que tienes la intención de responder, y que te gustaría dejar listos–pero eso no depende de una fecha límite para ese día.
Claro, sería genial revisar tus mails antiguos, contestarlos y limpiar tu bandeja de entrada–y honestamente prefieres hacer eso que e trabajo duro que te espera–pero esa mañana no es el momento de hacerlo cuando tienes una verdadera presión por cumplir un plazo. Hay una cierta cantidad de horas en el día, y las personas productivas saben priorizar lo que es necesario hacer sin piedad.
En el otro extremo, las personas que pierden el tiempo, hacen prácticamente lo opuesto: Incluso cuando algo es técnicamente más importante–y con una fecha de entrega más cercana, que digamos, limpiar su pieza u organizar sus zapatos–ellos pasarán tiempo haciendo cosas que son menos urgentes en un plazo inmediato, que haciendo lo que debe ser la mayor prioridad. Esto inevitablemente lleva al stress y la ineficiencia.
En las mañanas trata de hacer una lista de tareas con las cosas más importantes que debes completar en el día, en orden de importancia, no de preferencia.
2. No sólo fijan metas, también asignan líneas de tiempo.
Una meta sin una línea de tiempo es como una receta sin los ingredientes. Es buenísimo fijar metas para uno mismo, pero éstas necesitan ser desglosadas e introducidas en una línea de tiempo (como los pasos en una receta) o la meta se sentirá como inalcanzable desde el comienzo, y no tendrá una urgencia adjunta. Con una línea de tiempo o Carta Gantt, te sentirás menos perdida y abrumada, y más enfocada en evitar las distracciones, mientras mantienes la mirada fija en la meta.
3. Fijan límites.
Las personas productivas dejan de lado el perfeccionismo diariamente, siendo fieles al concepto de que las cosas necesitan ser terminadas (versus a ser perfectas). Evitan las trampas obsesivas, en las que uno se da cuenta, después de que ya es demasiado tarde, que gastaste muchísimas horas en una propuesta (e incluso te saltaste la cena o comprometiste tu sueño).
Las personas productivas miran el reloj y se dicen, “Esto debe estar terminado a las 6 p.m.,” y luego trabajan lo más rápido y duro que pueden para lograrlo, sea o no la obra de trabajo más perfecta que han hecho. Trabajan en esprints y empujones que tienen paradas bien demarcadas (“Haré lo más que pueda en esta propuesta dentro de esta hora”) para evitar quemarse o agotarse en una tarea o un proyecto (en el trabajo o en la vida en general).
4. Ellos controlan la tecnología, no al revés.
Las personas productivas entienden que es poco productivo ser un esclavo de la tecnología. No sólo porque siempre va a haber algo novedoso para ver, si no porque los medios sociales pueden consumirle el tiempo hasta a las personas con mayor fuerza de voluntad. Con un tiempo limitado durante el día, simplemente no hay tiempo para “echar una miradita en Facebook”. Las personas productivas fijan bloques de tiempo para revisar y contestar emails o ponerse al día con su Facebook, y luego se alejan de la tecnología para que ésta no tenga el poder de robarles su tiempo.
5. Toman descansos de forma estratégica.
Muchas personas productivas se obligan a tomarse un recreo, aunque sea entre 3 y 5 minutos, cada 90 minutos aprox. Los ayuda a prevenir el quedar atrapados en las profundidades de una tarea, y les permite hacer un cambio de enfoque rápido–una oportunidad de refrescar el cuerpo y la mente. Pararse, estirarse, ir a buscar agua o rellenar la taza de café, luego sentarse y retomar. Puedes descubrir que eres mucho más productiva así que cuando te sientas por largos períodos de tiempo sólo para dejar que tu mente termine divagando…
6. No hacen varias tareas a la vez.
Incluso con prioridades competitivas, las personas altamente productivas se enfocan en hacer realmente bien una sola cosa a la vez, y no alternar entre cuatro cosas al mismo tiempo. Enfocarte en una sola actividad o pequeña meta también es la mejor forma de celebrar los pequeños triunfos. Cuando haz hecho una cosa de principio a fin, te sientes más realizada y motivada para abordar la siguiente cosa (también de principio a fin). Por otra parte, cuando haz trabajado en cuatro cosas a la vez, nunca cosechas la recompensa mental y la satisfacción de haber hecho algo por completo, y además es probable que cometas errores y olvides cosas mientras tu cerebro se mueve de un lado a otro entre las múltiples tareas.
7. Hacen que dormir sea una prioridad importante.
No dormir lo suficiente va a sabotear de todas maneras tu productividad. Al día siguiente de dormir menos de 7 horas la noche (y peor después de noches consecutivas con menos de siete horas de sueño), estás más lenta, menos enfocada y menos motivada. Estudios han demostrado que incluso si crees y piensas que eres “igual de productiva” después de una noche de sueño insuficiente, medidas objetivas de actividad cerebral y productividad muestran que no lo eres. Los humanos somos pésimos jueces de nuestra propia habilidad de realizar tareas cognitivas cuando hemos dormido poco, y sobre estimamos nuestra capacidad.
Las personas productivas saben que dormir el mínimo de 7 horas en la noche no es un lujo ni una opción, si no una necesidad para una vida optima y productiva. Con esto en mente, ellos organizan sus días y priorizan su trabajo de forma de poder acostarse y levantarse en un horario consistente, para que sus mentes y cuerpos funcionen al máximo.
Cuáles son tus hábitos para tener días altamente productivos?? Crees que olvidamos algo en la lista??
