Oh! Que ganas de ser más productiva, no?? En cada oficina, y círculo social, hay esas personas que parecen “lograr las cosas,” y lograr más y más rápido que el resto. Se van del trabajo a tiempo; nunca olvidan recoger la tintorería; empiezan y terminan su proyectos en casa; y de alguna forma logran ir al gimnasio todos los días. Aunque nos encantaría odiarlos por ser tan capaces, queremos ser como ellos–y sus secretos para alcanzar dicha productividad. Cómo hacen lo que hacen? Bueno, hicimos una pequeña investigación sobre los principales hábitos de estas personas tan eficientes.

Sigue leyendo y toma nota!! Hay mucho que aprender para la vida y el trabajo!!

1. Tienen claras las prioridades de sus tareas.

Las personas productivas saben que es completamente irrelevante si una tarea es más o menos entretenida. Lo que determina su flujo de trabajo es el nivel de importancia de cada tarea, no las preferencias que tengan para realizarlas.

Esto es muy simple y consiste en que las listas de pendientes se hacen en base a la urgencia con algo tiene que ser hecho, lo que suele estar determinado por plazos externos ajenos a nuestro control (sobre todo en el mundo del trabajo). Si algo debe estar terminado antes de las 4 pm, es más importante enfocarse en eso en la mañana que pasar una hora revisando mails antiguos que tienes la intención de responder, y que te gustaría dejar listos–pero eso no depende de una fecha límite para ese día.

Claro, sería genial revisar tus mails antiguos, contestarlos y limpiar tu bandeja de entrada–y honestamente prefieres hacer eso que e trabajo duro que te espera–pero esa mañana no es el momento de hacerlo cuando tienes una verdadera presión por cumplir un plazo. Hay una cierta cantidad de horas en el día, y las personas productivas saben priorizar lo que es necesario hacer sin piedad.

En el otro extremo, las personas que pierden el tiempo, hacen prácticamente lo opuesto: Incluso cuando algo es técnicamente más importante–y con una fecha de entrega más cercana, que digamos, limpiar su pieza u organizar sus zapatos–ellos pasarán tiempo haciendo cosas que son menos urgentes en un plazo inmediato, que haciendo lo que debe ser la mayor prioridad. Esto inevitablemente lleva al stress y la ineficiencia.

En las mañanas trata de hacer una lista de tareas con las cosas más importantes que debes completar en el día, en orden de importancia, no de preferencia.

2. No sólo fijan metas, también asignan líneas de tiempo.

Una meta sin una línea de tiempo es como una receta sin los ingredientes. Es buenísimo fijar metas para uno mismo, pero éstas necesitan ser desglosadas e introducidas en una línea de tiempo (como los pasos en una receta) o la meta se sentirá como inalcanzable desde el comienzo, y no tendrá una urgencia adjunta. Con una línea de tiempo o Carta Gantt, te sentirás menos perdida y abrumada, y más enfocada en evitar las distracciones, mientras mantienes la mirada fija en la meta.

3. Fijan límites.

Las personas productivas dejan de lado el perfeccionismo diariamente, siendo fieles al concepto de que las cosas necesitan ser terminadas (versus a ser perfectas). Evitan las trampas obsesivas, en las que uno se da cuenta, después de que ya es demasiado tarde, que gastaste muchísimas horas en una propuesta (e incluso te saltaste la cena o comprometiste tu sueño).

Las personas productivas miran el reloj y se dicen, “Esto debe estar terminado a las 6 p.m.,” y luego trabajan lo más rápido y duro que pueden para lograrlo, sea o no la obra de trabajo más perfecta que han hecho. Trabajan en esprints y empujones que tienen paradas bien demarcadas (“Haré lo más que pueda en esta propuesta dentro de esta hora”) para evitar quemarse o agotarse en una tarea o un proyecto (en el trabajo o en la vida en general).

4. Ellos controlan la tecnología, no al revés.

Las personas productivas entienden que es poco productivo ser un esclavo de la tecnología. No sólo porque siempre va a haber algo novedoso para ver, si no porque los medios sociales pueden consumirle el tiempo hasta a las personas con mayor fuerza de voluntad. Con un tiempo limitado durante el día, simplemente no hay tiempo para “echar una miradita en Facebook”. Las personas productivas fijan bloques de tiempo para revisar y contestar emails o ponerse al día con su Facebook, y luego se alejan de la tecnología para que ésta no tenga el poder de robarles su tiempo.

5. Toman descansos de forma estratégica.

Muchas personas productivas se obligan a tomarse un recreo, aunque sea entre 3 y 5 minutos, cada 90 minutos aprox. Los ayuda a prevenir el quedar atrapados en las profundidades de una tarea, y les permite hacer un cambio de enfoque rápido–una oportunidad de refrescar el cuerpo y la mente. Pararse, estirarse, ir a buscar agua o rellenar la taza de café, luego sentarse y retomar. Puedes descubrir que eres mucho más productiva así que cuando te sientas por largos períodos de tiempo sólo para dejar que tu mente termine divagando…

6. No hacen varias tareas a la vez.

Incluso con prioridades competitivas, las personas altamente productivas se enfocan en hacer realmente bien una sola cosa a la vez, y no alternar entre cuatro cosas al mismo tiempo. Enfocarte en una sola actividad o pequeña meta también es la mejor forma de celebrar los pequeños triunfos. Cuando haz hecho una cosa de principio a fin, te sientes más realizada y motivada para abordar la siguiente cosa (también de principio a fin). Por otra parte, cuando haz trabajado en cuatro cosas a la vez, nunca cosechas la recompensa mental y la satisfacción de haber hecho algo por completo, y además es probable que cometas errores y olvides cosas mientras tu cerebro se mueve de un lado a otro entre las múltiples tareas.

7. Hacen que dormir sea una prioridad importante.

No dormir lo suficiente va a sabotear de todas maneras tu productividad. Al día siguiente de dormir menos de 7 horas la noche (y peor después de noches consecutivas con menos de siete horas de sueño), estás más lenta, menos enfocada y menos motivada. Estudios han demostrado que incluso si crees y piensas que eres “igual de productiva” después de una noche de sueño insuficiente, medidas objetivas de actividad cerebral y productividad muestran que no lo eres. Los humanos somos pésimos jueces de nuestra propia habilidad de realizar tareas cognitivas cuando hemos dormido poco, y sobre estimamos nuestra capacidad.

Las personas productivas saben que dormir el mínimo de 7 horas en la noche no es un lujo ni una opción, si no una necesidad para una vida optima y productiva. Con esto en mente, ellos organizan sus días y priorizan su trabajo de forma de poder acostarse y levantarse en un horario consistente, para que sus mentes y cuerpos funcionen al máximo.

Cuáles son tus hábitos para tener días altamente productivos?? Crees que olvidamos algo en la lista??